К стандартным аспектам языка делового письма относится унификация сокращений. Как правило сокращаются словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления. Сокращаются термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т. д.
Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми и понятными. Следует помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа. Чтобы не ошибиться в выборе сокращений, нужно пользоваться словарем сокращений.
В текстах документов не должно быть разнобоя в написании названий лиц, должностей, учреждений, географических названий, терминов и т. п. Не желательны и спонтанные (авторские) сокращения.
В настоящее время стандартизированы следующие виды сокращений:
- почтовые сведения (г., обл., р-н, п.я., ст., отд. и т. п.);
- наименование должностей и званий (проф., член-корр., канд. техн. наук, зав., зам., и.о., пом. и т. п.);
- названия документов (ГОСТ, техплан, ТЗ, спецзаказ и т. п.);
- слово год (г., гг., 1996/97 отчетном году);
- денежные единицы (2000 руб.; 80 коп., но 2000 р. 80 к.; 4 тыс., 6 млн.);
- текстовые обозначения (т. д., т. п., см., пр., напр., др., с., гл., с. г.).
Примеры стандартизированных сокращений:
т. е. — то есть (после перечисления)
и т. д. — и так далее (после перечисления)
и т. п. — и тому подобное (после перечисления)
и др. — и другие (после перечисления)
и пр. — и прочие (после перечисления)
см. — смотри (при ссылке, например, на другую часть сочинения)
ср. — сравни (при ссылке, например, на другую часть сочинения)
напр. — например
в. — век (при обозначении цифрами веков, годов)
вв. — века (при обозначении цифрами веков, годов)
г. — год (при обозначении цифрами веков, годов)
гг. — годы (при обозначении цифрами веков, годов)
т. — том
тт. — томы
н. cm. — новый стиль
cm. cm. — старый стиль
н. э. — нашей эры
г. — город
обл. — область
р. — река
оз. — озеро
о. — остров
стр. — страница
акад. — академик
доц. — доцент
проф. — профессор
ж. д. — железная дорога
ж.-д.- железнодорожный
им. — имени
Примеры традиционных текстовых сокращений:
адм.-терр. — административно-территориальный
а. л. — авторский лист
б-ка — библиотека
г. и г-н — господин, гг. и г-да — господа, г. и г-жа — госпожа (индекс вежливости при пофамильном обращении)
гос. — государственный
гос-во — государство
гр. и гр-ка — гражданка
гр. и гр-н — гражданин, гр-не — граждане
ж. и жен. — женский
заруб. — зарубежный
изд-во — издательство
ин. и иностр. — иностранный
ин-т и инст. — институт
и. о. — исполняющий обязанности
м. и муж. — мужской
мин. — минута
мин. и миним. — минимальный
млн. — миллион
млрд. — миллиард
мм — миллиметр
просп. и пр. — проспект
р. и руб. — рубль
с. и стр. — страница
см — сантиметр
ул. — улица
Ф. И. О. и ф. и. о. — фамилия, имя, отчество
Точку после сокращенного представления слова обычно ставят, если слово с отсеченной конечной частью при чтении вслух произносится в полной, а не сокращенной форме, например: г. — год, но КПД.
Точка не ставится при обозначении стандартных физических величин: м, мм, кг и т. п.
Номенклатурные сокращения, обозначающие юридический статус предприятий
АООТ — акционерное общество открытого типа
АОЗТ — акционерное общество закрытого типа
ОАО — открытое акционерное общество
ЗАО — закрытое акционерное общество
ООО — общество с ограниченной ответственностью
ТОО — товарищество с ограниченной ответственностью
ГП — государственное предприятие
МП — муниципальное предприятие
ЧП — частное предприятие
ИЧП — индивидуальное частное предприятие
СП — совместное предприятие
НПО — научно-производственное объединение
ОО — общественное объединение
Некоторые частные правила использования сокращений и сложносокращенных слов:
- Названия географических понятий, промежутков времени, количественных определений и т. п. сокращают:
а) перед словом, к которому они относятся, например: оз. (озеро) Глубокое, г. (город) Орел;
б) после числительных, например, 8 тыс. (тысяч) станков, 10 млн. (миллионов) рублей. - Названия ученых степеней, званий или профессий могут сокращаться в тексте непосредственно перед фамилиями. Например: акад. (академик) Семенов, инж. (инженер) Кравцов.
- Сложносокращенные названия, образованные из начальных букв, пишут прописными буквами (МГУ). В названиях, образованных по смешанному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буквами, слоговые сокращения — строчными (НИИСтройдормаш — Научно-исследовательский институт строительного и дорожного машиностроения).
br />С прописной буквы пишутся сложносокращенные слова, обозначающие названия учреждений и организаций, например: Госплан, Моссовет.
Одними прописными буквами пишутся все аббревиатуры, читаемые no названиям букв, например: СССР (Союз Советских Социалистических Республик), МВД (Министерство внутренних дел), ЦК (Центральный Комитет), МТС (машинно-тракторная станция), все читаемые по звукам аббревиатуры, обозначающие такие названия учреждений или организаций, в которых хотя бы первое слово пишется с прописной буквы, например: МИД (Министерство иностранных дел), ТАСС (Телеграфное агентство Советского Союза), ООН (Организация Объединенных Наций), а также аббревиатуры, читаемые в одной своей части по названиям букв, а в другой по звукам, например: ЦДСА (читается «цэдэса»).
Если аббревиатуры этого типа склоняются, то окончания их пишутся строчными буквами вплотную, например: ТАССа, МИДом.
От буквенных аббревиатур следует отличать условные графические сокращения, которые всегда читаются полностью и сокращаются только на письме. Графические сокращения (кроме стандартных сокращенных обозначений метрических мер) пишутся с точками на месте сокращения и в отношении прописных и строчных букв и дефисов следуют полному наименованию, например: ю.-в. (юго-восточный), М-К. ж. д. (Московско-Курская железная дорога). - При сокращении слов нельзя сокращать на гласную, если она не начальная в слове, и на ь; так, слово карельский может быть сокращено: к., кар., карельск., а не в виде «ка.«, «каре.«, «карель.«, но: о. Сахалин.
- При стечении двух одинаковых согласных сокращение следует делать после первой согласной, например: стен. календарь, грам. ошибка (а не «стенн.«, «грамм.«). При стечении двух различных или нескольких согласных сокращение следует делать после последней согласной, например: народн. творчество (а не «народ.«), русск. язык (а не «рус.«), искусств. шелк (а не «искус.«, или «искусс.«, или «искусст.«).
- Сокращенное слово должно иметь запас прочности, чтобы при расшифровке оно понималось однозначно. Например, вместо слова обязательство нельзя написать обяз. или об-о, так как это может быть понято по-разному (обязанности, обстоятельство и т. п.). Правильное сокращение этого слова: обяз-во
- Сокращение должно быть понятно всем, читающим документ. Поэтому при первом употреблении сокращения в тексте оно должно быть расшифровано в скобках, а затем быть представлено в сокращенном виде. Например: Российская академия государственной службы (РАГС), затем только РАГС.
- Нельзя сокращать ключевые слова. Например, если в документе идет речь о командировке — это слово не сокращается.
- Написание сокращений должно быть унифицировано в пределах одного текста. Например, нельзя обозначать одно слово район то буквой р., то слогом рай., то комбинацией р-н.
Источник: rls.kubstu.ru
Какие бывают сокращения и как они изменяются
Аббревиатуры и сложносокращённые являются самостоятельными словами, поскольку имеют лексическое и грамматическое значение, чего нельзя сказать о графических сокращениях.
Однако устойчивые графические сокращения могут становиться аббревиатурами и превращаться в самостоятельные слова, в особенности в разговорной речи и жаргоне. Так, напр., написание бомж первоначально употреблялось в официальных документах как графическое сокращение составного наименования без определённого места жительства, но в результате проникновения в устную речь приобрело признаки самостоятельного слова: значение «бездомный, бродяга», негативную оценку и способность к словопроизводству (бомжиха, бомжевать и т. п.). Привычные школьные сокращения иногда переходят в жаргон школьников: физ-ра – физра «урок физкультуры»; лит-ра – литра «урок литературы».
Сокращения применяются, чтобы сэкономить время записи и пространство листа. Однако приемлемы лишь такие, которые понятны читающему: в текстах, предназначенных для широкого читателя, – без расшифровки, а в научных изданиях – с расшифровкой в списке сокращений. Нежелательно употребление в одном тексте сокращений-омонимов: г. – город и г. – год, п. – пункт и п. – посёлок и т. д.
В соответствии с правилами одно и то же слово можно сократить разными способами, поэтому принято разделять на имеющие устойчивую форму (Ф.И.О.) и имеющие свободные и вариативные виды (потолочный – потол. и потолоч.).
Типы сокращений
По способу образования и оформления на письме выделяется пять типов:
- точечные, когда опускается правая (конечная) часть слова и после оставшейся части ставится точка (г. – год, рабоч. – рабочий);
- дефисные, когда опускается середина слова и на её месте ставится чёрточка (пр-кт – проспект, ун-т — университет);
- косолинейные, когда на месте пропущенного фрагмента первой части словосочетания или сложного слова ставится косая черта (в/ч – воинская часть, п/ст – подстанция);
- нулевые, после которых не ставится точка (км – километр, м – метр и т. д.);
- комбинированные, возникающие в результате применения нескольких приёмов (д.-гр. – древнегреческий, об./мин – обороты в минуту).
Правила сокращений
Нормы во многом определяются стихийно сложившейся традицией и потому с трудом поддаются систематизации. Тем не менее существует свод правил, учитывающий характер самого сокращения:
Правила сокращения включают в себя и ряд запретов.
При чтении графические сокращения заменяются словами. Использование сокращений в устной речи характеризует её как сниженную, неофициальную, иногда шутливую (ср. произнесение таких сокращений, как и др.; и т. д. и т. п.; Ф. И. О.; кг).
(По материалам издания «Русский язык. Школьный энциклопедический словарь» под редакцией С. В. Друговейко-Должанской, Д. Н. Чердакова; Санкт-Петербург, 2014г.)
Источник: olgadyachenko.ru
После сокращения обычно ставится точка. Слова сокращаются, как правило, после согласной буквы, напр.: г. (год, город), т. (том), р. (река), гр. (гражданин), р. и руб. (рубль), им. (имени), проф. (профессор), однако встречаются сокращения и после гласной буквы – первой буквы слова, напр.: а. л. (авторский лист), о. (озеро, остров, отец).
Примечание. Употреблять сокращения руб. и коп. взамен р. и к. допустимо лишь в изданиях для малоподготовленного читателя. В любом случае в пределах одного издания должна употребляться только одна форма сокращения — либо однобуквенная, либо трехбуквенная.
Млн, млрд, тыс. рекомендуется употреблять взамен нулей в круглых числах; напр.: 45 млн экз.; 10 млрд р.; 10 тыс. экз. Менее желательны эти сокращения перед названиями и обозначениями единиц физ. величин в изданиях для широкого читателя. Рекомендуется, напр.: 10 тысяч метров или 10 тыс. метров (в изданиях для широкого читателя) и 10 тыс. м(в изданиях для специалистов). Недопустимы все эти сокращения перед цифрами (при инверсии) и в случаях, когда сокращения отделены от цифр словами. Напр.:
В графических сокращениях двойные согласные корня перед точкой сохраняются, напр.: асс. (ассистент), долл. (доллар), илл. (иллюстрация), отт. (оттиск), адм. – терр. (административно-территориальный). Если же двойная согласная находится на стыке корня и суффикса, то в сокращении сохраняется только первая согласная, напр.: рус. (русский), стен. (стенной); но: росс. (российский).
Сокращённые названия городов, напр.: мск (Москва), нск (Новосибирск).
Меняют форму во множественном числе часть однобуквенных графических сокращений: они удваиваются, благодаря чему читатель не испытывает затруднений при чтении. Напр.: в 1976—1980 гг. (читателю не нужно думать, мн. или ед. ч. слова год здесь употреблено — сразу видно, что множественное), XIX — XX вв.; пп. 1, 5 и 6.
После удвоенных букв (как правило, обозначающих множественное число) точка ставится только один раз, напр.: вв. (века), гг. (годы, господа), лл. (листы), сс. (страницы), тт. (тома).
Сокращенные названия единиц измерения, согласно ГОСТу, пишутся без точек, напр.: кг (килограмм), ц (центнер), тс (тонна-сила), т (тонна), гс (грамм-сила), сб (стильб), Мкс (максвелл); мм (миллиметр), см (сантиметр), м (метр), км (километр), га (гектар), а (ар); с (секунд), мин (минут), ч (часов). Так же пишутся сокращения млн (миллион) и млрд (миллиард). Однако в «Русском орфографическом словаре» РАН написание некоторых из этих сокращений зафиксировано с точками, поэтому список общеупотребительных сокращений представлен следующим образом:
Источник: orfogrammka.ru