Джин желязны

McGraw-Hill

New York San Francisco Washington, D.C. Auckland Bogota Caracas Lisbon London Madrid Mexico City Milan Montreal New Delhi San Juan Singapore Sydney Tokyo Toronto

Перевод с английского

Под редакцией И. Петровской

Все права защищены. Никакая часть текста не может быть воспроизведена, сохранена в информационно-поисковой системе или передана в любой другой форме или любыми средствами без письменного разрешения владельцев авторских прав.

(c) 2000 by The McGraw-Hill Companies. All rights reserved

Джин Желязны является директором по визуальным коммуникациям McKinsey & Company. Работает в компании с 1961 г.

Консультирует сотрудников по вопросам оформления визуальных презентаций и письменных докладов, включая планирование коммуникационной стратегии, работу над структурой докладов и выбор наиболее подходящих визуальных форматов для графиков, диаграмм и т. д.

Недавно я услышал выражение «дар обратной связи». Оно для меня очень значимо, особенно когда я думаю о профессионалах, помогавших мне в создании этой книги. Я благодарю всех тех, кто внес серьезный вклад в работу над книгой и является значительной частью моей жизни:

Сару Рош, за бескомпромиссность в установлении стандартов качества при редактировании идей, структуры, слов. Сара недавно ушла на пенсию после 32 лет работы в McKinsey & Company, где все коллеги были ее друзьями. Сара также редактировала мою первую книгу «Говори на языке диаграмм».

Веру Дойтч, талантливого художника-оформителя, за великолепный внешний вид книги. Она также работала над моей первой книгой «Говори на языке диаграмм».

Дэна Невинса, за чувство юмора при оформлении иллюстраций.

Зака Энко, за то, что он дал своему отцу, Биллу Энко, немного времени, чтобы помочь мне в работе над главой о современных технических средствах.

Эллен Лессер, за терпение, чуткость и конструктивные замечания в самый нужный момент.

Джуди Маркус, мою спутницу жизни, за профессиональную интуицию и умиротворяющее влияние.

На семинарах, в компаниях, а также во время учебы в бизнес-школе я был свидетелем большого количества презентаций, в которых докладчики допускали различного рода ошибки. Ценой этих ошибок может стать не только непонимание со стороны аудитории, но и потеря важного контракта и даже утрата репутации.

Презентация — это визитная карточка, которую вы показываете своему руководителю, клиенту, коллеге, или потенциальному партнеру. Правильное оформление и преподнесение ваших мыслей — залог как минимум половины успеха. Презентация отражает ваш уровень профессионализма: отличный специалист и руководитель может быть дискредитирован неэффективно проведенной презентацией.

Использование базовых правил и приемов, описанных в этой книге, позволит вам правильно преподносить свои идеи целевой аудитории и добиваться желаемого эффекта. Эта книга незаменима для всех менеджеров, консультантов, аналитиков, преподавателей и студентов, а простота и ясность делает ее универсальным пособием для широкого круга читателей.

Сергей Чумак,

руководитель проектов «Про-Инвест Консалтинг»

Итак, вас попросили сделать бизнес-презентацию. Я подчеркиваю, вас попросили, так как большинство из нас никогда не согласились бы на это добровольно.

 «Мне надо будет сделать презентацию? Только не это!» — слышите вы крик внутреннего голоса:

 «Вы убедите городской совет в том, что свалку токсичных отходов следует разместить у них на заднем дворе».

 «Вы порекомендуете основателю компании закрыть два завода и уволить 2000 рабочих».

 «Вы объясните руководителям бизнес-единиц, почему они должны сократить издержки в своих подразделениях на 40 %».

 «Вы уговорите совет директоров одобрить 32-процентное сокращение зарплат 7000 работников — от председателя до повара, — ради выживания компании».

Вызоветесь ли вы добровольцем на подобные задания? Я — вряд ли.

Итак, вас попросили сделать бизнес-презентацию.

«Ты что, с ума сошел? — упорствует внутренний голос. — Ты забыл, что случилось с Джеем Дж.? Помнишь, как он начал свою презентацию со слов „Сегодня нашей целью является…“, а директор мгновенно возразил ему: „Нет, это не наша цель“? А как из 75 человек, которых пригласила Сара Р., пришли только 9? А как не нашлось кабеля, чтобы подсоединить ноутбук Майкла З. к мультимедийному проектору?»

Итак, вас попросили сделать бизнес-презентацию.

«А еще, — умоляет внутренний голос, — я не хочу, чтобы у меня потели ладони, дрожали колени, чтобы меня мутило, не хочу бояться, что неудачно сымпровизирую, ошибусь или не смогу ответить на вопросы».

Итак, вас попросили сделать бизнес-презентацию.

«И вообще, — хнычет внутренний голос, — у меня нет времени. Ты представляешь себе, сколько у меня работы? А ты знаешь, сколько времени уйдет на подготовку презентации, на разработку ее плана, на создание слайдов и раздаточных материалов, на репетиции, репетиции, репетиции? Ты знаешь, во что тебе это обойдется?»

Итак, вы сделаете бизнес-презентацию.

Да и зачем сопротивляться? Вы с самого начала знали, что вам придется ее сделать. В этом вам и должна помочь книга, которую вы держите в руках. В ней описаны методы и практические советы по подготовке и проведению презентаций, основанные на моем собственном 35-летнем опыте, а также на опыте моих друзей и коллег из McKinsey & Company.

Я не собирался делать из этой книги учебник, который научит готовить и проводить презентации. Ведь учебник не может научить ездить на велосипеде, единственный способ — сесть на велосипед, упасть, еще раз сесть, еще раз упасть, снова сесть и поехать. Точно так же и с презентациями. Эта книга может только указать путь, давить на педали будете вы сами.

Краткое предостережение перед тем, как вы сядете на велосипед. Я исхожу из предположения, что вы тщательно продумали содержание вашей презентации, всесторонне изучили все данные, ваши заключения логичны, а рекомендации — реалистичны, и для полного успеха вам нужно только средство, которое поможет донести до аудитории факты и идеи. Уверенность, которую дает глубокое знание материала, ничем заменить нельзя. Книга же, которую вы держите в руках, посвящена практическим навыкам, необходимым для подготовки и проведения презентаций.

Если у вас есть только две минуты — прочтите «Билль о правах слушателя», который следует сразу за введением. Вы можете обращаться к нему каждый раз, когда готовите презентацию. Если у вас будет немного больше времени, просмотрите оставшиеся главы, и вы узнаете, как обеспечить соблюдение прав аудитории. Если же вы захотите подробностей о том, что вам нужно предварительно узнать о ситуации, как подготовить презентацию и успешно ее провести, изучите все три главы.

Приятного путешествия!

Идею создать Билль о правах слушателя мне подал один клиент. Незадолго до окончания моего семинара он спросил: «В этой компании я слушатель. Есть ли у меня какие-то права?»

Опросив своих коллег со всего мира, я составил документ, который, возможно, будет вам полезен при подготовке очередной презентации.

О ЦЕЛЯХ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Слушатель имеет право знать, какие действия или выводы от него ожидаются в результате презентации.

Слушатель имеет право знать причины, по которым его пригласили на презентацию.

Слушатель имеет право получить что-то ценное взамен времени, потраченного на посещение презентации.

Источник: www.libfox.ru

Книга "Say It With Chart" (дословно «Скажи это с помощью диаграммы») написана более 30-ти лет назад (в 1985 году!), однако и сегодня пользуется интересом. Она переведена на главные мировые языки, переиздается вновь и вновь, бизнесмены, маркетологи, аналитики считают её настольной книгой и в 2017-м.

Книгу интересно читать, в ней много полезного, но это было ожидаемо. Неожиданностью стал недостаток информации о её авторе в сети (которому принадлежит еще несколько мировых бестселлеров). О Джине Желязны нет статьи в Википедии (ни на английском, ни на русском), на запросы типа «биография Дж. Желязны» или «кто такой Дж. Желязны» выдаются бесчисленные сайты с одним и тем же текстом — аннотацией к книге «Говори на языке диаграмм». А это, согласитесь, только усиливает интерес, поэтому рецензия будет состоять из двух частей: «О книге» и «Кто такой Джин Желязны?».

О книге

В книге показано, как эффективно передать информацию в визуальной форме с помощью различных диаграмм, графиков и схем. Автор именно «показывает», а не просто рассказывает. Книга читается легко и на одном дыхании, потому что 80% информации в ней — это изображения — рисунки, диаграммы всех видов, примеры «хорошо и плохо», графики и таблицы. И всего около 20% объема книги — это текст — правила, примеры из практики, советы, выводы. То есть слово «пособие» в названии использовано абсолютно оправданно.

Главная идея сформулирована в самом начале:

«Работа над любой презентацией начинается с определения того, что вы хотите сказать. И лишь потом — выбор формы диаграммы и рисунка».

К этой мысли автор возвращает читателя на протяжении всей книги. Этим фактом объясняется успех книги: несмотря на то, что она написана очень давно и технологии визуализации данных шагнули далеко вперед, подход и способы остаются актуальными. Желязны признается:

«Не всегда было так, как сейчас. Я пришел в сферу визуальных коммуникаций в 1961 году до нашей эры. То есть до эры компьютеров, вычислительных и копировальных машин».

В оригинале используется игра слов: «It wasn’t always like that. I entered the field of visual communications in the year 1961 B.C. That’s Before Computers, Before Calculators, Before Copiers». B.C. = Before Christ = до рождества Христова, то есть до н.э. Before Computers, Before Calculators, Before Copiers.

Поэтому идея о том, что в коммуникации необходимо отталкиваться от природных способностей, особенностей мышления и восприятия человека, не устаревает. «Широкое распространение компьютерных технологий привело к тому, что слайды пекутся как пирожки… Пресные и невкусные. Не сформулировав то, что вы хотите сказать, не беритесь за карандаш», — говорится в работе.

Пособие по визуальным коммуникациям состоит из 4-х частей: выбор диаграмм, использование диаграмм, концепции и метафоры в презентации (решения в поисках проблемы) и sayit.com (использование компьютерных технологий в представлении данных).

Часть I — описание процесса преобразования данных в диаграммы. Читателю предлагается пройти следующий путь:

• «отталкиваясь» от фактических данных сформулировать идею,
• затем определить тип сравнения (все идеи могут быть показаны с помощью 5-ти типов сравнений),
• исходя из типа сравнения, выбрать тип диаграммы.

Джин Желязны уточняет:

«Тип диаграммы определяют вовсе не данные (доллары или проценты) и не те или иные параметры (прибыль, рентабельность или зарплата), а ваша идея — то, что вы хотите в диаграмму вложить».

Формулировка того, что вы хотите сказать, должна быть краткой и четкой. Главный посыл — заголовок презентации или диаграммы — сравним с заголовком статьи в газете или журнале. Ошибочны заголовки диаграмм типа «Количество контрактов, заключенных с января по август» (констатируют факт, вывод нужно делать зрителям самостоятельно). Хороший заголовок должен указывать на суть изображения, например, «Количество контрактов выросло» (констатируют вывод).

Любая идея может быть передана с помощью одного из 5-ти типов сравнения, удобным инструментом является выбор нужной диаграммы по ключевым словам (по формулировке того, что необходимо донести до аудитории, зрителей).

В п. 1.3. первой части «Выбор диаграмм» подробно рассмотрены все 5 основных видов диаграмм: круговая, линейчатая, гистограмма, график и точечная; их варианты и примеры использования. Некоторые рекомендации сегодня кажутся «прописными истинами», хотя, возможно, именно в этой книге они и были прописаны впервые:

• Круговая диаграмма – самый непрактичный тип диаграмм.
• Помещать на круговой диаграмме не более 6-ти компонентов, в идеале – 5 самых важных, остальные сгруппировать в один сектор с названием «прочее».
• Самый главный сектор круговой диаграммы должен идти от линии 12-ти часов циферблата (сверху вправо), он должен быть самым контрастным.
• Не использовать на линейчатой диаграмме и гистограмме одновременно подписи на шкале и у столбца.
• На диаграммах использовать целые числа, избегая дробей.
• Координатная сетка не должна быть яркой. «Координатная сетка как линии футбольного поля; нужны, чтобы судьи могли выполнять свои функции, а не чтобы привлекать внимание зрителей».

Первую часть автор заканчивает тем, что

«диаграммы — это наглядные пособия, вспомогательные материалы, а отнюдь не замена письменному и устному слову. Используйте их умело, и они сослужат вам хорошую службу».

Для проверки того, готов ли читатель «умело использовать» описанное (правильно ли понята и усвоена информация), предлагается практикум. Несколько реальных задач для самостоятельного решения — нужно выбрать тип диаграммы, иллюстрирующей ту или иную идею, нарисовать на специально оставленных страницах и сравнить с правильными ответами.

Часть II посвящена использованию 5 типов диаграмм для передачи соответствующих идей. На 44 страницах автор последовательно комментирует и подробно разбирает 80 примеров диаграмм разного вида. Материал помогает углубиться в перечисленные в первой части типы визуализации данных. Автор приводит иллюстрации (примеры диаграмм), комментирует их, сравнивает с другими.

Продуктивной показалась мысль о том, что визуализацию идеи нужно протестировать во всех возможных вариантах и только после этого выбрать лучший. Желязны пишет:

«Необязательно хвататься за первую понравившуюся вам идею. Продолжайте искать, играйте с диаграммами и, в конце концов, вы найдете идеально подходящее визуальное решение».

По мнению автора, для проверки эффективности выбранного варианта диаграммы нужно убрать шкалы:

«Отсутствие шкал не должно мешать пониманию взаимосвязей. Убрав шкалы, вы можете с успехом проверить, наглядно ли составлены диаграммы, чётко ли они передают основную идею».

Среди описываемых во второй части диаграмм есть необычные, которые могут стать источником новых (или хорошо забытых старых) идей.

Часть III «Концепции и метафоры в презентации (Решения в поисках проблемы)» — 50 страниц рисунков, схем, моделей визуализации процессов, отношений, движения, взаимодействия с минимумом текста (заголовки и редкие, краткие пояснения). Все эти «визуальные решения проблем коммуникации» разделены на две группы: визуальные концепции (абстрактные фигуры) и визуальные метафоры (предметы окружающего мира). Это готовый набор изображений для использования в докладах, презентациях или статьях — достаточно наполнить нужную своим содержанием.

В части IV речь идет о том, «как разработать наглядные пособия для презентации на компьютере».
Полезными в компьютерной презентации Джин Желязны считает эффекты анимации, движения элементов, цветные фото, звуки, видео и ссылки. Главные плюсы (по сравнению с «доинтернетовскими» печатными материалами) — скорость создания графической работы и возможность внести изменения в считанные минуты (прямо на месте, где будет проходить презентация или по дороге к нему). Минусы — это технические сложности (необходим проектор, экран и др.) и «ощущение того, что выступающий пускает пыль в глаза, и его заботит больше форма, а не содержание информации».

Перечислены правила хорошей презентации (например, «чем крупнее, тем лучше»). Отдельный параграф рассуждений о цвете в презентации: «используйте цвет по назначению, а не для красоты»; назначения цвета — выделить нужные элементы, обозначить лейтмотив (один параметр на разных слайдах одним и тем же цветом), изобразить символически (использовать символическое значение цвета).

Для проверки эффективности презентации автор рекомендует перевести ее в черно-белый формат. Изображения и текст должны быть четкими, хорошо читаться даже издалека.

К сожалению, книга заканчивается неожиданно — заключения, выводов или итогов нет. На последней странице есть человек в плаще и шляпе со шпагой в руках. Этот рисунок — графическая «печать» автора, его опознавательный знак — напомнил мне подпись в «живых» письмах (на тетрадном листе), которые мы писали раньше. До нашей эры. Эры цифровых технологий.

Кто такой Джин Желязны?

Недосказанность книги заставила меня пойти за этим человеком со шпагой и сделать еще несколько открытий.

На его персональном сайте говорится, что он работает директором по визуальным коммуникациям в McKinsey & Company (консалтинговая фирма существует с 1926 года!), выступает с лекциями и тренингами в ведущих бизнес-школах Америки и Европы. Его книги: «Говори на языке диаграмм» (Say It With Charts), «Говори на языке презентаций» (Say It With Presentations), сейчас идет работа над «Говори на языке воображения» (Say It With Imagination).

Интересно противопоставление взглядов Дж. Желязны и Эдварда Тафти. Желязны защищает PowerPoint и доказывает, что инструмент может быть очень полезным в визуальной коммуникации. Он пишет:

«Думаю, что все вы знаете о жарких спорах экспертов бизнес-коммуникации вокруг PowerPoint. Наверное, нет другого такого софта, вокруг которого было бы столько эмоций. Иногда даже кажется, что противники застрелят друг друга пунктами списков (bullet points — «пули пункты»). Громче всех, конечно, «выстрелы» критиков. Один из главных, профессор Университета Йеля Эдвард Тафти, утверждает, что PowerPoint провоцирует людей на создание пошлого, тривиального контента и сильно «засоряет» серьёзную коммуникацию. «Совещания должны фокусироваться на кратких письменных отчетах на бумаге, а не на тезисах или обрывочных пунктах списка, проецируемых на стену», — считает Тафти в своей работе «Когнитивный стиль PowerPoint».

Далее Желязны доказывает пользу самой популярной программы для создания презентаций, приводя свой вариант визуализации карты похода Наполеона на Москву (Charles Joseph Minard (1781–1840)) — той самой карты, которую Тафти называет одним из лучших примеров информационной графики, — сделанные в PowerPoint.

Желязны не настаивает на исключительной пользе PowerPoint, но говорит, что качественный, доказательный инфодизайн можно сделать с помощью даже самых простых инструментов.

У него есть книга мемуаров «В одно мгновение» (In The Moment), в которой он делится эпизодами своей жизни.

Вступление к книге:

«Если бы вы были восьмилетним ребёнком и видели, что ваших друзей куда-то забирают нацисты, то вы бы подумали, что Париж — это плохое место пребывания в 1942 году. Если бы вы носили Звезду Давида, то так оно и было. Переход от измученной Европы к энергичной, трепещущей Америке также не всегда воспринимался легко. Школа в Бронксе (на уличный манер «Da Bronx»), колледж, служба в ВВС и, наконец, корпоративная Америка — мир крупного бизнеса. Большие шаги и отсутствие матери, которая могла бы вести тебя. Для начала Жанно стал Джином, автором этих сверкающих, разоблачающих, дерзких, тонких, мудрых, острых, терпимых, любопытных, гениальных, грустных и веселых, хитрых и прямолинейных эссе без границ. Джин, мы готовы развлекаться и удивляться всему тому, что ты должен сказать, и неизменно восхищаться твоими идеями».

Джин Желязны — визуал во всех сферах жизни и проявлениях. Кроме его знаменитых книг, подтверждением тому является его хобби — коллекционирование необычных наборов шахматных фигур. У него десятки шахматных наборов неожиданной формы.

В этом увлечении очевидна его любовь к геометрическим формам, восхищение линиями, наблюдательность и юмор — все то, что свойственно истинному художнику и творцу.

Источник: habr.com

Недавно приобрел очень известную и хорошую книгу по инфографике автора Джина Желязны: «Говори на языке диаграмм».
Небольшая история автора: «Работает в компании с 1961 г. Консультирует сотрудников по вопросам оформления визуальных презентаций и письменных докладов, включая планирование коммуникационной стратегии, работу над структурой докладов и выбор наиболее подходящих визуальных форматов для графиков, диаграмм и т.д. Разработал и проводит курс по коммуникациям для сотрудников компании.Регулярно читает лекции по подготовке и проведению презентаций в бизнес-школах Вашингтонского, Гарвардского, Корнельского, Колумбийского, Мичиганского, Оксфордского, Стенфордского, Чикагского университетов, Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе, Лондонской школе бизнеса, а также в школах Darden, Haas, INSEAD, Kellogg, Sloan, Tuck и Wharton».

Ко мне попало четвертое издание данной книги по инфографике, которое я с удовольствием прочитал не так давно. Книга описывает основные принципы и базовые законы составления диаграмм для презентаций, годовых отчетов, диаграмм. Книга также имеет практические задания после каждой главы, чтобы читатели могли сами ответить на поставленные вопросы, которые связаны с тем материалом, который был изложен в главе.

В заключении книги приведена целая глава с практическими заданиями, обозначенная как «Мастер Класс», в которой содержится порядка 20 заданий, которые читатель может решить. Задания не самые простые, поэтому не нужно стараться решить их за 5 минут. Некоторые задания я решал иногда по 40 минут, рисуя по 4-5 вариантов решений.

От себя могу добавить, что данная книга – отличное пособие для всех тех, кто начинает изучать науку под названием инфографика. Один экземпляр должен быть у всех, кто так или иначе связан с информацией, аналитикой и визуализацией.

В дальнейших публикациях я расскажу немного об основных главах книги с иллюстрациями. Для тех, кто собирается купить книгу – будет полезно ознакомиться, а для тех, кто не хочет покупать книгу – полезно к прочтению, если ранее еще нигде не читали.

PS: а приобрести книгу можно в любом интернет магазине или в оффлайн магазине по цене в районе 600-800 рублей.

Источник: infogra.ru

Исходя из прочитанного текста, можно сделать вывод о том, что автор при написании данной книги преследовал 2 основные цели (и он их несомненно достиг):

1) создать у человека, который собирается готовить презентацию и вскоре должен выступать на публике, нужный психологический настрой (иначе говоря, избавить от страха и нервозности по поводу предстоящего мероприятия).

2) предложить конкретные практические рекомендации по подготовке и проведению презентаций (причем эти советы достаточно универсальны и отлично подойдут к любым видам презентаций, а не только к бизнес-презентациям). Это и работа со слайдами (как правильно их выбрать, какое их оптимальное количество, как лучше осуществлять переход от одного слайда к другому, интересные советы по раскадровке презентации и написанию ее сценария), работа с композицией своего выступления (что лучше говорить во вступлении — интересная формула ЦВО «Цель-важность-обзор» и в заключении), работа с вопросами и возражениями слушателей, работа с техническим оборудованием (подготовка помещения, проектора, микрофона, в этом отношении автор перфекционист, он часто ссылается в книге на свой опыт, так вот он очень тщательно подходит к выбору и эксплуатации оборудования, например, принести дополнительный проектор на случай поломки старого или запасную лампочку к проектору), также приводятся общие сведения из сферы ораторского искусства (как лучше встать: за трибуной или у экрана, нужны ли записи при выступлении, на кого из слушателей смотреть во время выступления, можно ли одновременно менять слайды и рассказывать о чем-то и проч.), очень много детальных мелочей, из которых тем не менее и складывается основное впечатление о вас как о докладчике. Впервые из этой книги узнала о таком понятии, как «настольная презентация». Да, поначалу слишком много информации, соглашается автор, но со временем, когда все это вы испробуете на практике, это войдет у вас в привычку, ваши презентации станут все более убедительными, а главная цель любой презентации — побудить слушателей сделать что-либо. А начинать выступление нужно, как это ни парадоксально, с выводов)

Написано легко и с чувством юмора, есть примеры слайдов (кстати, Джин Желязны постоянно ссылается на свою первую книгу — «Говори на языке диаграмм». Ее тоже захотелось прочитать, до того интересной получилась у автора книга про презентации).

5 баллов из пяти (много действительно полезной информации, есть, конечно, что-то уже известное, но мне особенно понравилась в книге краткость и систематизация материала, все четко и по делу).

Источник: www.livelib.ru